Virtuaalitapahtuma on verkossa toteutettava tapahtuman muoto, jossa osallistujat seuraavat sisältöä, verkostoituvat, myyvät, ostavat ja paljon muuta tietokoneen tai mobiililaitteen välityksellä. Virtuaalitapahtuman runko mukailee fyysisten tapahtumien muotoa ja rakennetta, mutta täysin verkkopohjaisesti eri tiloihin ja toiminnollisuuksiksi rakennettuna. Virtuaalitapahtumaan on helppo osallistua mistä ja milloin vaan mikä vähentää matkustamisen tarvetta sekä luo ajallista säästöä osallistujille. Tapahtuman kuin tapahtuman voi järjestää virtuaalisessa muodossa, oli sitten kyse seminaarista, konsertista tai esimerkiksi yrityksen sisäisestä koulutuksesta.
2. Miksi järjestää virtuaalitapahtuma?
Virtuaalitapahtuma skaalautuu todella kustannustehokkaasti suurillekkin osallistujamäärille – saliin ei tarvitse kantaa lisää penkkejä osallistujamäärän noustessa. Virtuaalitapahtuma on monesti todella toivottu muoto tapahtumille, koska tällöin niihin voi osallistua vaivattomasti vaikkapa ulkomailta saakka. Tämä tekee osallistumisesta tasa-arvoisempaa, sillä kustannukset ovat yleisimmin osallistujalla matalammat. Vaikka toteutus olisi online-muotoinen verkkotapahtuma, sen sisällä osallistujat voivat tavata toisiaan videopuheluiden välityksellä, keskustella yhteistyökumppaneiden kanssa sekä olla interaktiivisesti eri ohjelmanumeroissa mukana vaikka äänestyksen välityksellä. Virtuaalitapahtumaa on helpompi jälkimarkkinoida sekä hyödyntää tallennepohjaisesti, koska tilaa ei tarvitse tyhjentää samalla tavalla kuin esimerkiksi luentosalia. Tapahtumasta kerääntyy dataa eri tavalla kuin fyysisestä tapahtumasta sekä se on helposti vietävissä esimerkiksi CRM:ään tai markkinointijärjestelmiin.
Mieli ry järjesti ensimmäisen virtuaalitapahtumansa onnistuneesti Liveton avulla
Liveton alustan avulla voit stressata vähemmän ja keskittyä enemmän. Kaikki tarpeellinen ja enemmän tapahtumasi luomiseen ja pitämiseen yhdellä alustalla!
Skaalautumisen helppoutta
Kaikki samassa
Huomio nämä
3. Tapahtuma ilman rajoja
Virtuaalitapahtuman kokoa on äärimmäisen helppo kasvattaa tai rajata juuri sinun tapahtuman tarpeiden mukaan. Eri huoneita ja tiloja voi olla yhdestä satoihin saakka vain napinpainalluksen avulla. Tapahtuman koko skaalautuu kauniisti live ja tallenne pohjaisen sisällön määrän perusteella. Virtuaalitapahtumaan on helppo osallistua millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella ajasta ja paikasta riippumatta. Tärkeintä on, että osallistujalla on saatavilla nykyaikainen dataverkkoyhteys.
Virtuaalitapahtumassa osallistujille voidaan tarjota melkein kaikki samat, kuin fyysisessä tapahtumassa ja osittain jopa enemmän. Virtuaalitapahtumassa osallistujan on helppo liikkua ja sisältöä voi kuluttaa juuri oman kiinnostuksen ja ajan mukaan. Virtuaalitapahtumissa on äärimmäisen helppoa verkostoitua uusien ihmisten kanssa, kertoa itsestään ja omista palveluista tai vaikkapa vaihtaa kuulumisia vanhojen tuttujen kanssa. Virtuaalitapahtumissa kommunikointi tapahtuu pääsääntöisesti eri chat-tiloissa, ryhmävideotiloissa sekä 1-to-1 videopuheluiden välityksellä. Ihmisten kohtaaminen on erilaista virtuaalimaailmassa kuin fyysisessä, mutta näille molemmille on paikkansa.
5. Mitä tulisi huomioida virtuaalitapahtuman järjestämisessä?
Virtuaalitapahtumaa järjestettäessä on hyvin tärkeätä varata riittävästi aikaa mahdollisesti uuden opiskeluun sekä virtuaalitapahtumien rakenteen sisäistämiseen. Monelle tulee yllätyksenä se, että näidenkin pystyttäminen vie aikaa samalla tavalla kuin fyysisten tapahtumien toteuttaminen. Virtuaalitapahtuma ei ole vain ”Teamsin pystyttäminen”, vaan siellä pitää tehdä sisältösuunnittelua, designia, rajauksia, aikatauluja ym samalla tavalla kuin muissakin tapahtumien toteuttamisen muodoissa. Virtuaalitapahtumien toteutuksiin voidaan tarvita striimikalustoa, tuottajia, etäohjaajia ja paljon muuta, mikä voi olla monelle uutta ja siksi kannattaa paneutua oman tapahtuman tarpeisiin rauhassa sekä tehdä pohjasuunnitelman huolellisesti.
Tapahtuman siirtäminen virtuaalitapahtumaksi kasvatti MYSKI-hankeen osallistujamäärää
Myyntiosaaminen kasvun keskiöön -hanke (Myski) on Oulun ammattikorkeakoulun, Oulun yliopiston ja Koulutuskuntayhtymä OSAO:n yhteinen hanke. Myski-hankkeen tavoitteena on kehittää myynnin osaamista Oulun alueella.
Huomisen myynti –tapahtuma oli aluksi tarkoitus järjestää Live-tapahtumana, mutta olosuhteet pakottivat siirtämään tapahtuman virtuaalialustalle. Tämä kuitenkin osoittautui oikein hyväksi tavaksi järjestää tapahtuma, sillä etätapahtumaan saatiin osallistujia ympäri Suomea. Projektisuunnittelija Kaihuan mukaan etätapahtuma oli kätevä, koska osallistujat pystyivät tulemaan tapahtumaan mukaan esimerkiksi kotisohvilta tai työpaikoilta. Etätapahtuma ei sido sen osallistujia mihinkään tiettyyn paikkaan, vaan tapahtumaan voi osallistua melkeinpä mistä vain.
Järjestämme jatkuvasti ajankohtaisia webinaareja joissa vierailevat asiantuntijat auttavat ymmärtämään paremmin tapahtumajärjestämisen lainalaisuuksia. Ilmoittaudu tuleviin webinaareihin, tai lataa maksuttomat tallenteet tapahtuman järjestämisen tueksi!
Virtuaalitapahtuma-akatemia auttaa sinut tapahtumien mestariksi!
Liveton virtuaalitapahtuma-akatemia koostuu kahdestatoista (12 kpl) opetusvideosta, jossa käydään läpi virtuaalitapahtuman suunnittelun ja toteutuksen kriittisimmät vaiheet. Videoiden kesto on keskimäärin 2-5 minuuttia, joten suosittelemme kaikkien virtuaalitapahtumien järjestäjien katsomaan akatemian videot ennen kuin tapahtuman käytännön asioita aletaan edistämään.
