Tapahtuman järjestämiseen kuuluu monia päätöksiä ja yksi tärkeimpiä näistä on tapahtumapaikan eli venuen valinta. Venue vaikuttaa pitkälti kaikkeen ja toimii näin ikään tapahtuman perustana. Tapahtumapaikkaa etsiessä tulee keskiössä pitää tapahtuman kohderyhmä, osallistujien lukumäärä sekä tapahtuman luonne. Tarkemmat huomiot venuen valintaan liittyen löydät alta.
Venuen soveltuvuus
Paras mahdollinen tapahtumapaikka riippuu pitkälti tapahtuman luonteesta ja sen kävijöistä. Koko perheen tapahtumilla, festareilla ja yritystapahtumilla onkin hyvin erilaiset tarpeet tapahtumavenuen osalta. Tarkista, minkälaiset puitteet venue tarjoaa ja vastaavatko ne tapahtumasi tarpeita. Huomioi muun muassa venuen arkkitehtuuri, sisustus ja käytännön asiat, kuten sisään- ja uloskäynnit.
Tapahtumapaikan maksimikapasiteetti on olennaisin seikka. Tapahtumajärjestäjänä tulee osata arvioida paljonko kävijöitä tapahtumaan on tulossa. Kapasiteetti ei myöskään saa ylittyä turvallisuuden vuoksi.
Sijainti
Tapahtumapaikan sijainti on merkittävässä asemassa, mutta sama sijainti ei sovi kaikille tapahtumille. Yleisesti voidaan sanoa, että sijainti joka on keskeisellä paikalla tai ainakin hyvien kulkuyhteyksien päässä on aina positiivinen, sillä tapahtumaan saapuminen ja sieltä poistuminen on tällöin vaivattomampaa. Toisaalta, hyvät auton parkkeerausmahdollisuudet voivat olla tietynlaisissa tapahtumissa hyvinkin olennaiset.
Tapahtuman kesto voi myös vaikuttaa sijaintiin puolin ja toisin. Mikäli kyseessä on useamman päivän tapahtuma ja siihen on mahdollista yhdistää helposti majoitus sekä mahdollisesti myös kuljetus, voi tapahtumapaikka sijaita syrjemmässäkin.
Hinta ja budjetti
Useimmiten tapahtumapaikan vuokraus on yksi suurimmista yksittäisistä kulueristä tapahtumaa järjestettäessä. Tapahtumapaikka kannattaa siis valita huolella ja siihen liittyvien prioriteettien olla selvät. Huomioi tarjouksia saadessasi se, mitä kohteen vuokraus pitää sisällään, tai ylipäätään sisältääkö se mitään lisäpalveluita. Jotkin tapahtumapaikat saattavat tarjota lisäksi esimerkiksi henkilökuntaa, tarjoilua, teknologiaa tai jätehuoltoa.
Alueen vuokraamisen ajankohdalla voi olla merkittävä vaikutus hintaan. Jos haluat säästää kustannuksissa ja jos se vain on mahdollista, kannattaa päivämäärän kanssa olla joustava ja käyttää sitä neuvotteluvalttina hinnassa.
Saatavuus
Suositut tapahtumapaikat ovat kuumaa tavaraa ja siksi tapahtumapaikan varaaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, etenkin jos tapahtumasi ajankohta on esim. keskikesällä, jolloin järjestetään paljon muitakin tapahtumia. Huomioi myös mahdollisuus ylitarjonnalle suunnittelemanasi ajankohtana. Jos samaan aikaan on samalle kohderyhmälle suunniteltuja tapahtumia liiaksikin, saattaa se syödä kävijämääriäsi.
Kysy tapahtumapaikoista paikallisilta tahoilta ja muilta järjestäjiltä. Pienempiä tapahtumapaikkoja yksityis- tai yritystilaisuuksia varten voit katsoa etukäteen esimerkiksi Venuu.fi -palvelusta.
Lataa vielä tapahtumajärjestäjän lupapaketti itsellesi täältä!
