Meet&Greet tilaisuuden järjestäminen

Meet&Greet -tilaisuus sisältää yleensä artistin, urheilijan tai muun julkisuuden henkilön tapaamisen tapahtuman aikana. Meet&Greet on erinomainen tapa luoda lisäarvoa niille kävijöille, jotka haluavat tavata esimerkiksi yhden suurimmista idoleistaan. Näitä tilaisuuksia järjestetään yleensä joko a) maksullisina tai b) arvontaperusteisesti.

Maksulliset Meet&Greet -tilaisuudet

Maksulliset Meet&Greet -tilaisuudet ovat erinomainen tapa luoda lisämyyntiä tapahtumajärjestäjälle, artistille, tai jopa molemmille. Suomessa maksullisia M&G -tilaisuuksia järjestetään melko harvoin, pääsääntöisesti johtuen siitä, ettei artistien kysyntä riitä lisäpalvelun myyntiin. On kuitenkin määrättyjä artisteja, joiden kysyntä on näiden myyntiin riittänyt. Esimerkiksi Robinin fanitapaamiset olivat viimeisimmillä kiertueilla hyvin suosittuja. Konserttilipun yhteyteen pystyi erikseen ostamaan Meet&Greet -lipun, jolla pääsi yksityistilaisuuden aikana tapaamaan Robinin.

M&G -lipun järjestävä organisaatio pystyy tekemään lisämyyntiä sadoista euroista jopa muutamaan tuhanteen euroon per tilaisuus. Tuottopotentiaali riippuu täysin myytävän sisällön kiinnostavuudesta kuluttajille. Meet&Greet -tilaisuuksiin kuuluvat yleensä seuraavat oheispalvelut:

1 Artistitapaaminen: mahdollisuus jutella artistin kanssa lyhyesti kahdestaan.

2 Yhteiskuva: ammattivalokuvaajan ottama kuva artistista ja asiakkaasta. Kuvat ladataan yleensä määrättyyn kohteeseen, mistä myöhemmin tilaisuuden jälkeen jokainen asiakas voi ladata oman kuvansa esimerkiksi some-käyttöä varten.

3 Tuotelahja:  juliste, levy tai muu artistin brändituote nimikirjoituksella varustettuna, jokaiselle asiakkaalle kotiin viemisiksi.

Maksulliset Meet&Greet -tilaisuudet ovat maailmalla suositumpia kuin Suomessa, johtuen yleisesti artistien kysynnästä sekä potentiaalisesta asiakaskysyntämäärästä. M&G -tilaisuudet ovat aina yksi ylimääräinen tuotannollinen asia tapahtuman yhteyteen, joten itsestään selvänä niiden järjestämistä ei voi pitää. Mitä olisi hyvä varata M&G -tilaisuuksien järjestämistä varten?

Rauhallinen tila: Jotta tilaisuus saisi tarvitsemansa intiimiyden, tulee tilan olla rauhallinen sekä eristyksissä muilta kävijöiltä. Tila kannattaa järjestää yleensä läheltä backstagea tai vähintään niin, että backstagelta voidaan järjestää sinne turvallinen kulku. Mikäli tilaan ei ole kahta eri kulkua, kannattaa asiakkaat ottaa ensiksi sisään ja kun kaikki ovat asettuneet paikoilleen, vasta sen jälkeen tuoda artisti paikalle. Täten tilanne säilyy kontrollissa.

Riittävästi aikaa: Mikäli tilaisuuteen osallistuu esimerkiksi 20-30 ihmistä, kannattaa kokonaisuuden organisointiin varata ainakin 90 minuuttia, sillä pelkästään ihmisten liikkumiseen menee aikaa sekä tilanteen rauhoittaminen ottaa oman hetkensä.

Selkeä ohjeistus: Lipun M&G -tilaisuuteen ostaneille henkilöille pitää toimittaa hyvissä ajoin ennen tilaisuutta selkeä ohjeistus tilaisuuden aikataulusta sekä saapumisohjeista. Tilaisuuteen järjestetään yleensä kulku tapahtumapaikalle pääkulkuväylistä poiketen, joten kannattaa kiinnittää huomiota ohjeiden selkeyteen. Aikataulussa kannattaa myös huomioida pieni puskurivara, jotta kaikki varmasti saapuvat haluttuun aikaan paikalle.

Arvottavat Meet&Greet -tilaisuudet

Isommissa kansainvälisissä konserteissa asiakkaille usein tarjoutuu mahdollisuus voittaa arvonnan kautta Meet&Greet -tilaisuus artistin kanssa. Nämä arvonnat ovat monesti konserttien yhteistyökumppaneitten järjestämiä. Kuten pankit, peliyhtiöt ja muut isojen massojen kanssa pelaavat brändit ja organisaatiot voivat osallistua lippujen arvontaan.

Meet&Greet tilaisuudet ovat oiva tapa lisätä tapahtuman kiinnostavuutta ja lisäarvoa, mutta suurimmassa arvossa näissä ovat markkinointiteot joita kumppanit pystyvät toteuttamaan. ”Teemme sen mahdolliseksi” esimerkkislogan toimii oivasti markkinointikampanjan osana, missä asiakkaat pääsevät toteuttamaan jotain, mitä normaalisti eivät kykenisi edes rahalla saamaan.

Oletko järjestämässä ensimmäistä tapahtumaasi? Lataa ilmainen Uuden tapahtumajärjestäjän käsikirja täältä.